Suivi et individualisation des prestations

Accueil des nouveaux bénéficiaires

A chaque nouveaux bénéficiaire potentiel, Eole services proposera un devis gratuit et sans obligation reprenant, la nature des prestations demandées et leurs couts horaires. Lorsque cela sera possible, Eole services fera ressortir de son devis le montant restant a la charge des bénéficiaires (après déductions des diverses aides).

Les encadrants Eole services pourront conseiller les personnes aidées sur les aides auxquelles elles peuvent prétendre.

Un contrat sera systématiquement signé avant le début de chaque prestation (exception faite des situations d’extrême urgence). Le contrat sera élaboré conjointement par l’encadrant, la personne aidée et/ou son proche aidant et autant que possible en coordination avec les autres interventions si autres interventions il y a. L’encadrant évaluera conjointement les demandes de prestations avec la personne aidée et/ou sa famille avant la signature du contrat. Dans le cas où le volume ou la nature des prestations auraient été mal évaluées, le contrat pourra faire l’objet d’avenants.

A l’issue de ce rendez-vous, un protocole d’intervention individualisé sera élaboré qui sera présenté par l’encadrant à l’intervenant lors de la première intervention.

Documentation écrite

Comme indiqué dans ce document rubrique accueil des nouveaux bénéficiaires, sauf dans les cas d’urgences prévu par le texte régissant l’autorisation, « Le contrat sera élaboré conjointement par l’encadrant, la personne aidée et/ou son proche aidant et autant que possible en coordination avec les autres interventions si autres interventions il y a » Lors de l’élaboration du devis, il sera remis à chaque bénéficiaire (ou à sa famille) un livret à l’usage des clients regroupant plusieurs éléments :

Le devis établis par Eole services reprenant la nature des prestations demandées et leurs couts horaires. Lorsque cela sera possible Eole services fera ressortir de son devis le montant restant a la charge des bénéficiaires (après déductions des diverses aides).
Un livret d’accueil
Un modèle du cahier de liaison et de sa page de garde
Un document d’information des usagers en matière fiscale
Une fiche type de suivi de prestation
Une fiche type réclamation
Une copie du document d’évaluation des besoins de la personne aidée
Un modèle d’attestation fiscale
Une grille tarifaire à jour des services proposés par Eole services faisant apparaitre clairement les tarifs avant et après déductions fiscales
Un exemplaire du contrat de prestation dument rempli par l’encadrant récapitulant les prestations proposées ainsi que leurs tarifs.
Un modèle de désignation de la personne de confiance

Devis

La mention (devis gratuit et sans obligation est portée sur le devis) ainsi que le montant total des prestations ; aucun montant de frais et taxes n’est indiqué dans la mesure où Eole services ne pratique aucun frais ni taxe sur ses prestations.
L’avantage fiscal ainsi que les aides perçues par le bénéficiaire sont indiqués dans une taille inférieure de façon à éviter toute confusion. Eole services propose également le calcul du restant à charge pour le bénéficiaire une fois toutes les déductions effectuées.
La mention devis gratuit et sans obligation sur simple demande est affichée dans les locaux de Eole services (un modèle d’affiche est disponible et peux être transmis sur simple demande)

Individualisation de la prestation

Après un entretien (contrôle des références, des qualifications) nous présenterons l’intervenant(e) pour validation définitive de la part du bénéficiaire(ou de celle de son entourage). L’intervenant viendra ensuite à son domicile aux jours et heures prévues au contrat pour effectuées les prestations que vous avez choisies.
Une fiche de suivi de prestations sera remise au bénéficiaire au début de chaque mois, elle sera remplie conjointement par les personnels administratifs de Eole services, l’intervenant(e) et le bénéficiaire (ou la famille du bénéficiaire si celui-ci ne pouvait remplir ces formalités par lui-même).
Cette fiche de suivi permettra de communiquer à l’intervenant(e) toutes les recommandations et informations souhaitées par le bénéficiaire et/ou sa famille.
Un cahier de liaison sera également mis en place entre l’intervenant(e), le bénéficiaire (et/ou la famille du bénéficiaire) ainsi que l’équipe soignante permettant ainsi d’articuler aux mieux les prestations de Eole services avec les dispositifs de soins déjà en place pour chaque bénéficiaire. Ce cahier de liaison permettra de conserver une trace écrite et de communiquer avec les divers intervenants (comptes rendus, tâches particulières à effectuer …etc.)
Un suivi régulier est organisé pour vérifier le bon déroulement des prestations en accord avec le cahier des charges définies lors de la signature du contrat. Le responsable de secteur qui sera l’interlocuteur privilégiée du bénéficiaire au sein de Eole services reviendra vers le bénéficiaire tous les ans pour faire un point sur les prestations et sa satisfaction au regard des prestations proposées. De plus, les intervenants Eole services bénéficient de formations et de réunions sur les bonnes pratiques professionnelles à adopter (notamment les prescriptions de l’ANESM).
De façon a assuré une qualité de service optimale Eole services fera auprès de ses bénéficiaires une enquête annuelle de satisfaction pour maintenir une qualité de services et améliorer ses pratiques elle vous sera soumise par l’encadrement de Eole services. De façon régulière le responsable de secteur (encadrant) effectuera des visites inopinées de contrôle qualités.

Planning d’intervention et remplacement

Les plannings de nos intervenant(e)s sont fixes. Ils sont communiqués dès le démarrage de la prestation. Ainsi, les personnes aidées bénéficient de prestations à certains jours et heures fixés à l’avance dans le plan d’aide et d’accompagnement personnalisé.
Les interventions sont réalisées dans la mesure du possible par le/la même intervenant(e) chaque semaine. Les interventions se déroulent sur le même rythme chaque semaine.
En cas d’absence de l’intervenant(e) habituel (pour congé notamment), conformément à notre engagement, nous procèderons à son remplacement, l’interlocuteur privilégié dans l’équipe encadrante de Eole services viendra présenter le/la remplaçant(e). En cas d’absence non prévue (arrêt maladie, accident de travail) nous proposerons dans les meilleurs délais une possibilité de remplacement.
Si un(e) salarié(e) ne s’est pas présenté dans les 30 minutes suivant l’horaire annoncé de la prestation, le bénéficiaire peut contacter l’agence au 01.46.82.34.59 ou le numéro d’astreinte de Eole services 06.69.44.45.51
La durée minimale d’intervention est de 1h. Des prestations d’une durée de 45 minutes pourront être envisagé en cas de besoins d’accompagnement spécifiques (lever, aide à la toilette, prise de médicaments …etc.)